Quand est-ce que la passation des marchés a-t-elle lieu ?

La passation des marchés se déroule en plusieurs étapes : l'analyse des offres des prestataires, les négociations et mises au point...

Les missions de maîtrise d’œuvre comprennent la consultation et le choix des entreprises nécessaires à la réalisation d’un ouvrage. Celles-ci interviennent une fois que l’avant-projet, sommaire (APS) puis définitif (APD), a obtenu l’approbation du maître d’ouvrage. En effet, cette étape, qui termine la phase de conception, entérine les choix techniques effectués sur la base des études préalables. Elle fixe également l’enveloppe financière indispensable à l’exécution des travaux de construction ou de rénovation du bâtiment ainsi qu’un calendrier prévisionnel de travaux. Elle constitue ensuite le fondement des autorisations d’urbanisme qui doivent être obtenues. À ce moment-là du projet de construction, tout est prêt pour lancer la procédure d’appel d’offres.

La préparation de la consultation des entreprises

Pour que la mise en concurrence des différents intervenants soit réussie, sa préparation doit faire l’objet d’une attention particulière.

La constitution du dossier de consultation des entreprises (DCE)

Qu’ils soient effectués pour le compte de maîtres d’ouvrage publics ou privés, les appels d’offres ont une base commune. Il s’agit de constituer un document unique qui recense toutes les informations nécessaires à l’établissement d’un chiffrage approprié au projet : le dossier de consultation des entreprises. Celui-ci est à disposition de toutes les entreprises qui souhaitent candidater.

Dans le cadre des marchés publics, le pouvoir adjudicateur doit respecter certaines règles, dont notamment la loi MOP (loi relative à la maîtrise d’ouvrage publique et ses relations avec la maîtrise d’œuvre privée). Sans y avoir été obligé, les marchés privés se sont inspirés de ces règles pour leurs propres consultations, ce qui rend le contenu du dossier assez similaire. Il comporte : 

• L’identité de la maîtrise d’ouvrage, pour rassurer
• Le contexte de l’appel d’offres, pour éclairer
• Le cahier des charges (essentiellement le cahier des clauses techniques particulières), pour la pertinence 
• Le règlement de la consultation, pour l’égalité
• Les délais de réalisation des travaux, pour s’organiser

Les critères de sélection des candidats

Les candidats doivent aussi avoir connaissance des critères sur la base desquels la maîtrise d’œuvre fera son choix à l’issue de la consultation. Dans la mesure où le montant de la proposition n’est pas le seul élément prix en compte, il faut le faire savoir. Le plus souvent, ce sont des éléments de référence : 

• Juridiques : enregistrement aux registres du commerce et des sociétés ou des métiers, structure de l’entreprise...
• Financiers : solvabilité et solidité financières...
• Garanties : garantie décennale et responsabilité civile professionnelle...
• De savoir-faire : qualité des compétences, technicité...
• De notoriété : sérieux, satisfaction client, références, réputation...
• D’organisation : localisation, effectifs, durée des travaux, suivi du chantier...

Ceci permet d’écarter des candidatures inadaptées et par conséquent une perte de temps pour les soumissionnaires mais aussi pour l’acheteur. Si le prix reste un élément central de l’analyse compte tenu de son impact sur la marge, les autres critères permettent aussi d’éviter des désagréments au cours des travaux et donc de faire des économies.

La préparation à la passation des marchés

Une fois la consultation close, le dépouillement des offres peut débuter. Cette étape s’avère parfois fastidieuse pour le maître d’œuvre, d’autant plus si le marché doit être souscrit en corps d’état séparés et non en entreprise générale qui réalisera tous les corps d’état.

L’analyse des offres des prestataires

Toutes les propositions reçues sont étudiées sur la base des critères préalablement définis. Mais le maître d’œuvre, ou l’assistance à maîtrise d’ouvrage qui est en charge cette mission spécifique, doit leur appliquer une pondération. En effet, pour évaluer au mieux la pertinence de chaque offre, l’acheteur apprécie leur adéquation aux besoins mais selon des références qui ne sont pas toutes d’égale importance.

L’analyse des offres peut être longue car complexe. Tous les prestataires ne répondent pas de la même manière, quand bien même ils se réfèrent au cahier des charges exhaustif et respectent les conditions de la consultation des entreprises.

Négociations et mises au point 

Les candidats qui respectent les critères sont invités à discuter avec le maître d’œuvre. Toutefois, cette rencontre n’a pas la même finalité selon qu’il s’agit d’un marché public ou privé.

• L’ouvrage est de nature privée : 

Chaque soumissionnaire vient défendre son offre en expliquant ses choix et ses contraintes. C’est à cette occasion qu’il concède si besoin des aménagements possibles dans le but de décrocher le marché. Car la liberté contractuelle propre aux marchés privés donne la possibilité d’ajuster ou de modifier la proposition tant que la volonté des parties est respectée. Des négociations efficaces peuvent aboutir rapidement à un engagement contractuel, comme elles peuvent prendre plusieurs semaines.

• L’ouvrage est public :

À l’inverse, un des principes fondamentaux des marchés publics est que la négociation n’est pas autorisée. Le pouvoir adjudicateur ne peut donc pas modifier les offres qui sont réputées intangibles. Toutefois, la procédure dite de la mise au point est en quelque sorte une entorse à cette interdiction. Celle-ci est utilisable uniquement dans la cadre de l’appel d’offres ouvert ou restreint, à l’exclusion de toute autre (marché à procédure adapté, négocié...).

La mise au point d’un marché est une demande de précision, de rectification ou d’adaptation de l’offre, par exemple sur un des documents techniques. Mais dans tous les cas, ces demandes ne remettent pas en question les caractéristiques substantielles de la proposition ni son classement. Par ailleurs, si l’initiative de la mise au point est autant possible par l’une ou l’autre des parties, elle doit impérativement faire l’objet d’une acceptation des deux.

Pour conclure, la passation des marchés intervient à l’issue d’un long processus dont l’objectif est de trouver les entreprises adéquates pour la réalisation du projet de construction tout en respectant l’enveloppe financière prévue. Mais elle est le point d’ancrage d’un chantier réalisé dans de bonnes conditions, de son ouverture à sa réception.