La signature électronique des marchés de travaux avec AOS

Découvrez la Signature Électronique des marchés de travaux, la nouvelle fonctionnalité d'AOS.

Le numérique dans l’exercice de notre activité professionnelle est un formidable vecteur de simplification. Parfaitement consciente de ce potentiel, AOS facilite depuis plusieurs années le travail des promoteurs immobiliers, des maîtres d’œuvre et des entreprises du bâtiment avec son logiciel d’appels d’offres en ligne. Véritable partenaire de ces acteurs de la construction, elle les accompagne tout au long de ce fastidieux processus, de l’envoi du dossier de consultation des entreprises à l’analyse du tableau comparatif des offres.

À présent, AOS complète les fonctionnalités de son logiciel en proposant la signature électronique des marchés travaux. Elle s’inscrit ainsi dans la transition vers une passation des marchés dématérialisée amorcée par la réforme de la commande publique en 2016.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Précisons que la signature électronique n’est pas une signature manuscrite scannée et envoyée par mail ! C’est une signature dématérialisée. Elle est issue d’un procédé technique composé de suite de chiffres associés à un document et à la personne qui est à l’origine de la signature. Le stylo est remplacé par un processus cryptologique afin de considérer que le document est bien signé. Il s’agit d’un concept qui garantit :

• L’identité et l’engagement du signataire
• L’intégrité du document

Comment ça marche ?

Puisque la signature électronique s’effectue à 100% en ligne, une connexion internet est indispensable. Mais elle ne peut exister sans certificat électronique délivré au signataire afin de pouvoir l’identifier. La procédure qui peut varier est généralement la suivante : 

• Le signataire clique sur un lien afin d’accéder à la page du document à signer électroniquement. Ce lien peut être directement accessible sur un site internet ou envoyé par email.
• Il prend librement connaissance du document et exprime son consentement en s’authentifiant à l’aide d’un code qui lui est adressé par SMS. 
• Le document « signé » est adressé à son signataire.

Quelle est sa valeur juridique ?

L’utilisation de la signature électronique soulève des interrogations sur sa validité au plan juridique. Or, introduite en droit français depuis l’année 2000, la signature électronique a bien une existence légale qui engage le signataire au même titre que la signature manuscrite. L’article 1366 du Code Civil précise à ce sujet que le signataire doit cependant être identifiable. Quant à l’article 1367, il pose le principe selon lequel la signature électronique existe jusqu’à ce que sa défaillance technique soit prouvée. Ces règles ont été homogénéisées avec le règlement européen eIDAS européen en 2016. Celui-ci prévoit 3 niveaux de fiabilité à la signature électronique : 

• La signature simple : l’identité du signataire n’est pas garantie.
• La signature avancée : l’identification du signataire se fait par une autorité agréée.
• La signature qualifiée : la signataire utilise un certificat électronique pour s’identifier ce qui génère une présomption de fiabilité.

Qu’apporte la signature électronique pour les dossiers marchés ?

Tous les professionnels du BTP le savent, la passation des marchés est un processus long et compliqué. Quand tout se déroule sans encombre, la procédure est la suivante : 

• Préparation et impression des dossiers marchés en plusieurs exemplaires (3 par lot généralement)
• Reliure notariale de chaque exemplaire
• Rendez-vous de signature avec les entreprises dans des locaux en présence de plusieurs personnes
• Signature des marchés par le maître d’ouvrage
• Scan des marchés signés puis archivage papier

La signature des marchés par électronique 

AOS permet de diminuer le temps consacré à la passation en permettant : 

• La création des enveloppes et l’import des documents destinés à la signature
• La sélection des signataires et des supports de signature
• La signature des différentes parties sur leur ordinateur ou leur mobile
• Le téléchargement du dossier marché et de la preuve légale de signature

Lors de cette procédure, AOS apporte une réelle valeur ajoutée en proposant des prestations de paramétrage des dossiers marché de telle manière que le maître d’œuvre n’a plus qu’à les valider avant l’envoi. La préparation des dossiers ainsi que la liaison entre l’appel d’offres et la signature des marchés sont accessibles depuis un seul environnement de travail sur AOS.

Quels sont les avantages concrets : 

• Le gain de temps :  AOS simplifie, fluidifie, sécurise, centralise et archive la passation. Le temps passé à préparer les dossiers papier, les faire tous signer puis les scanner et pour les importer n’existe plus. Un interlocuteur unique centralise et gère l’ensemble des actions à distance. Les déplacements destinés à la signature ne sont plus nécessaires.
• L’amélioration de la productivité : la signature électronique améliore le rendement de l’entreprise en libérant du temps des collaborateurs pour des interventions productives.
• La traçabilité des informations : un seul outil suffit à la consultation, la validation et la signature des entreprises.
• Le gain de place : la plateforme AOS stocke tous les dossiers signés. L’archivage papier devient inutile.
• L’optimisation de la sécurité : la valeur juridique est équivalente à la reliure notariale. Les oublis de parafe ou les fraudes sont évités.
• Le suivi en temps réel : la visibilité de l’état d’avancement est instantanée sur la plateforme AOS.
• Le respect de l’environnement : l’archivage papier n’étant plus nécessaire, l’impression de tous les exemplaires des dossiers marché n’est plus réalisée. L’envoi par email est privilégié.

YOUSIGN directement intégré sur AOS 

Yousign est une entreprise française, et plus précisément un éditeur de logiciel qui propose des solutions de signature électronique afin de numériser les processus de contractualisation sur le marché européen. Vous pourrez donc retrouver l’interface Yousign directement intégrée à notre logiciel, votre projet sera centralisé sur AOS, de l’appel d’offres à la signature des marchés de travaux.

Votre interlocuteur privilégié vous accompagnera et créera pour vous votre dossier marché en paramétrant l'application. Vous n’aurez ensuite qu’à le valider et l’envoyer aux signataires. L'objectif est de vous faire gagner du temps et que vous puissiez bénéficier de notre expérience sur ces signatures.

La signature électronique des marchés travaux se démocratise peu à peu compte tenu de sa grande souplesse d’utilisation et de l’impulsion donnée par les marchés publics. Mais encore de nombreuses entreprises restent pourtant réticentes à utiliser cet outil numérique. Il s’agit là plus d’une méconnaissance des potentiels numériques que par réelle inquiétude face à un nouveau procédé. Par son sens de l’innovation et sa parfaite connaissance du secteur du BTP, AOS est en mesure de les accompagner sereinement vers l’utilisation de la signature électronique. Son logiciel d’appel d’offres leur apporte toutes les garanties dont elles ont besoin pour leur assurer une passation des marchés réussie.

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